Los eventos empresariales ofrecen oportunidades estratégicas para consolidar una conexión significativa con socios comerciales, clientes y el equipo de colaboradores. Entre otras cosas, resultan útiles para mejorar la presencia en el mercado, posicionar la marca y generar potenciales oportunidades de negocio.
Sin embargo, la planificación de un evento corporativo llega a convertirse en una tarea compleja, especialmente cuando se tiene poco o ningún conocimiento sobre organización de eventos como lanzamiento de productos, conferencias y ferias comerciales.
Para solventar este inconveniente, resulta una buena idea buscar apoyo en agencias de eventos Barcelona. Este tipo de empresas tiene amplia experiencia encargándose de la planificación de eventos, ferias y congresos, stands y acciones de street marketing para clientes de todos los sectores.
Contenido
Determina los objetivos que persigue el evento
Antes de iniciar la planificación del evento, es necesario definir con claridad los objetivos que persigue. Los objetivos pueden ser muy variados, desde fortalecer relaciones comerciales o reforzar la imagen de marca, hasta realizar el lanzamiento de un producto. Cada objetivo guiará las decisiones involucradas en la organización del evento.
Establece un presupuesto
Lo siguiente en la lista será definir un presupuesto realista, el cual debe cubrir todos los aspectos del evento, incluyendo temas logísticos, ubicación, promoción, catering, decoración y cualquier otro tema. Con base en el presupuesto puedes tomar mejores decisiones y evitar cualquier sorpresa a nivel financiero.
Además, te hará notar si necesitas establecer alianzas o buscar patrocinadores para poder financiar la totalidad del evento.
Fija el lugar, fecha y hora
Una vez que tengas claros los objetivos y el presupuesto, puedes dedicar tiempo a escoger la ubicación más apropiada, fijando también la fecha y hora del evento. En este caso, debes considerar que la temporada del año puede ser un factor determinante para la asistencia de los invitados.
Escoger el espacio ideal
Un punto al que prestar especial atención es la selección del espacio donde se desarrollará el evento. Este debe ofrecer las comodidades necesarias para que este se produzca de la mejor manera posible, por lo que será adecuado considerar aspectos como la capacidad, accesibilidad, estacionamiento y la tecnología disponible.
Planificar todo con antelación
La anticipación es un elemento crucial en la organización de eventos, pues ofrece la posibilidad de acceder a mayor cantidad de localizaciones y fechas. De igual modo, influye sobre la contratación de proveedores y la coordinación de toda la estrategia de marketing, pudiendo abordar con antelación cualquier imprevisto y garantizar un evento sin contratiempos.
Trabajar en una estrategia de comunicación y difusión
Junto a todo lo anterior, también se debe dedicar tiempo a desarrollar una estrategia de comunicación integral que acompañe la promoción y difusión del evento. Para esto hay que involucrar canales como las redes sociales, mailing, publicar notas de prensa y enviar invitaciones personalizadas para llegar con eficiencia a la audiencia objetivo.
Contrata a un especialista en la organización de eventos empresariales
Finalmente, considera la posibilidad de contratar a un equipo de profesionales que se especialicen en la organización de eventos empresariales. Las empresas del sector cuentan con la experiencia y los contactos necesarios para sacar adelante todo el proyecto, permitiendo que puedas concentrarte en la estrategia del negocio detrás del evento.