Las empresas utilizan diversos programas para la planificación de recursos empresariales. A estos se les llama ERP y son plataformas para combinar y gestionar los componentes clave de sus operaciones sin distingo de ser de bienes o servicios. Hay numerosas herramientas para este fin y son esenciales porque facilitan la implantación de la planificación de recursos unificando todos los procedimientos operativos en un solo sistema.
Además, un sistema de software ERP puede integrar recursos humanos, ventas, finanzas, marketing, atención al cliente, planificación, control de inventario y mucho más.
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¿Qué es exactamente un software de ERP?
La palabra ERP es en realidad las siglas de planificación de recursos empresariales en inglés. Entonces, sencillamente una herramienta de ERP ayuda a que todos los procesos o protocolos de una empresa puedan centralizarse bajo un programa para ordenadores con accesos permitidos a cada empleado que lo requiera dentro de la compañía.
Hay diversos tipos de erp más usados para cada modalidad de negocio y que ofrecen la posibilidad de controlar las finanzas o la parte contable, la gestión de recursos humanos, en caso de aplicar todo lo referente a los departamentos manufactureros, las cadenas de suministro, los servicios y la atención a los clientes, el marketing y mucho más.
En otras palabras, puede haber un software de ERP para una gran fábrica de piezas automotrices y uno para un despacho de abogados. Se trata de modelos de negocios diferentes, pero que tienen en común lo que toda empresa: la necesidad de una gestión eficiente.
Entender los ERP
Un sistema de planificación de recursos empresariales puede compararse con el pegamento que mantiene unidos los sistemas informáticos dispares de todas las dependencias de una gran organización. Sin un programa para cada departamento no se tendría un sistema hecho a medida para realizar tareas concretas.
Pero, estas herramientas pueden requerir servidores muy grandes, por eso están los mejores erp en la nube que permiten almacenar todo. Cuando se utiliza un programa ERP, cada departamento sigue teniendo su propio sistema adecuado a sus empleados y con la información pertinente que estos necesitan para sus labores. Pero se puede acceder a todos los sistemas desde una misma aplicación, a través de una única interfaz.
La mesa directiva o los dueños de cada organización determinarán la pertinencia de los accesos a cada parte del ERP que se necesite para que la empresa trabaje de manera engranada.
¿Cuál es la función de un ERP?
Los programas ERP facilitan el intercambio de información y la comunicación entre los distintos departamentos de la empresa. Asimismo, recopilan datos sobre las operaciones de cada dependencia y condiciones a las varias divisiones que acceden a él.
Todos estos datos son sistematizados y organizados para que estén a disposición de otros departamentos y para que los utilicen en beneficio propio. En consecuencia, cada empleado puede tener en tiempo real lo que requiere y usarlo sin pérdida de tiempo o sin tener que esperar a que un superior apruebe la pertinencia de una información en un momento dado.
Los ERP, su uso práctico y el aspecto legal
Uno de los grandes atolladeros de toda empresa es la toma de decisiones ante determinadas situaciones. Estas, sean empresas de bienes o prestadoras de servicios, no deben basarse en supuestos.
La información clara y real es indispensable para no tomar una decisión que no es acertada. Por ejemplo, si una empresa de alimentos de consumo masivo ve una merma en la venta de alguno de sus productos, el departamento de ventas puede estar en contacto con el productivo y saber si algún ingrediente cambió o si la publicidad no es la adecuada para el segmento de los clientes a los cuales va dirigido el producto.
Por otra parte, en el aspecto legal, las ERP hacen posible el cumplimiento de la ley crea y crece que obliga a las empresas a tener facturas electrónicas. Una solución ERP puede, igualmente, eliminar duplicaciones costosas y tecnologías incompatibles, ya que conecta las numerosas plataformas utilizadas por cada departamento de una empresa.
Las cuentas por pagar, el control de existencias, el seguimiento de pedidos y las bases de datos de clientes suelen integrarse en un único sistema a través de este método y además, se crean de forma automática, todas las facturas que correspondan, según la operatividad y salida de los productos de la empresa.